皆さん、こんにちは

 

さて、今回は「仕事がサクサク進む3つのコツ」の最後のコツです。

皆さん、既に「スケジュール日記」を付け、無駄時間を見つけ、「置き換え」をやって相当、仕事に追いまくられることは無くなってきたと思います。

でもちょっと待ってください。

置き換えて浮いた時間に、また置き換えを入れていないでしょうね？

前回お話したように、置き換えをやれば、「無限無駄時間」から脱出でき、大幅な時間の節約になります。

それで、これまでより浮いた時間を全部置き換えに使ったら、こんどは、「無限置き換え時間」ですよ。

あなたの仕事時間は、結局減りません。

何度も言ったように、貴方の時間はあなたのもの、他の人に勝手に使われるいわれはありません。

置き換えたって、それは他の人の要望を効率的に処理しているだけで、あなたの仕事を効率的に処理している訳ではありません。

もちろん、貴方の仕事に関わることもあるでしょうが、置き換えているのは基本的に他の人の要望に応えるためですね。

「でも置き換えろって言ったのはあなたじゃないか‼」

もちろんそうですが、それは限度の範囲での話です。

「限度ってどう作るの？」

何度も言っていますが、貴方の時間なのですから、それを作るのはあなた自身です。

もったいぶっている訳ではないですが、今回はテーマの発表が遅くなりました。

今回は「スケジュールを作りましょう」です。

当たり前に思いますか？

もうやっていると思いますか？

では、今でも「スケジュール日記」付けて、無駄時間が出るのはなぜでしょう？

あるいは、「置き換え」で浮いた時間が、「置き換え」で埋まってしまうのはなぜでしょう？

 

ちょっとお聞きをしますが、貴方のスケジュール管理というのは、会議や提案、面会、出張等の重要なイベントを記載することですか？

それは、イベントリストですね。

例えば、提案を例にとりましょう。

提案のためには、先ず関係するデーターを集めて、分析し、それで課題を設定し、解決策の立案をし効果の検証をして、提案というのが大雑把なステップですね。この順番は不可逆です。

家を建てるように、この順番で作業をしなければ提案になりません。

貴方のスケジュール表は、提案の日時、更には大まかな打ち合わせの日時しか入っていないのではありませんか？それではスケジュールとは言えません。

そのためにやる作業と時間が入っていなければならないのです。

私は、良くいろいろな職業の方のスケジュール表を見ますが、入っていない方が多いですね。

でも、むしろその作業の方がよほど時間がかかるも場合が多いのです。

よって、私のいうスケジュールとは、その作業も入ったスケジュールです。

それをじっくり考えて作り、不可逆なものが逆転しないようにしながら、毎日の作業に落としてスケジュールを作るのです。

提案が3か月後であれば、それまでのスケジュールをスケジュール表に、3か月分作って入れるのです。

もちろん、仕事はそれだけではありませんから、重要な業務の順に作業まで落としてスケジュール化するのです。

「そんな時間あるわけないよ‼」と思いますか？

その作業もスケジュールに入れればよいのです。

置き換えで浮いた時間で、先ず割くべきはこのスケジュールの作業です。

私は、できれば、3か月先までのスケジュールを作成することをお勧めします。

最初は時間がかかります。それは、置き換えで浮いた時間を目いっぱい使いましょう。

一度作れば、後は、1か月タクトで見直しを掛けることと、突発業務は完全には避けられませんから、その影響を修正するだけです。

では、それで時間にまだ余裕があれば、「置き換え」に振り向ける時間でしょうか？

いやいや、まだまだ、あなた自身の生産性を高める時間が必要です。

今の仕事に関する知識を学んだり、思い切って早く帰って家族と過ごす時間を増やしたり、たまには一杯もいいでしょう。

その次が、「置き換え時間」の限度時間です。

ここまで行っていれば、置き換え時間は限度を超えれば翌週、翌月でも組めますね。

 

さて、少し長くなりましたが、これで「仕事がサクサク進むコツ（その3）」は終わりです。

皆様の仕事が少しでも、実りあるものとなるためにお役に立てたなら幸いです。

 

次回は、もう少しスケジュールについて詳しくお話したいと思います。

業績改革メソッドラボ
代表　山﨑智之
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